Όταν ο εκτυπωτής του γραφείου σταματά να ανταποκρίνεται, η εργασία δεν καθυστερεί μόνο για λίγα φύλλα χαρτιού. Καθυστερούν τιμολόγια, προσφορές, παραγγελίες, έντυπα πελατών και εσωτερικές διαδικασίες. Η σωστή εγκατάσταση δικτυακού εκτυπωτή μετατρέπει μια συσκευή που συχνά αντιμετωπίζεται ως περιφερειακό σε σταθερό σημείο της καθημερινής λειτουργίας μιας επιχείρησης.

Για ένα μικρό κατάστημα, ένα λογιστικό ή ιατρικό γραφείο, ένα ξενοδοχείο ή μια εταιρεία με περισσότερους σταθμούς εργασίας, ο στόχος είναι κοινός: κάθε εξουσιοδοτημένος χρήστης να εκτυπώνει γρήγορα, με ασφάλεια και χωρίς να εξαρτάται από έναν συγκεκριμένο υπολογιστή. Αυτό απαιτεί κάτι περισσότερο από τη σύνδεση ενός καλωδίου και την εγκατάσταση ενός οδηγού εκτύπωσης.

Τι πρέπει να αποφασιστεί πριν από την εγκατάσταση δικτυακού εκτυπωτή

Πρώτα εξετάζεται ο ρόλος του εκτυπωτή. Θα εξυπηρετεί έναν χώρο υποδοχής, ένα τμήμα γραφείου ή ολόκληρο το δίκτυο; Χρειάζεται μόνο ασπρόμαυρη εκτύπωση ή έγχρωμες εκτυπώσεις, σάρωση προς e-mail, διπλή όψη και εκτύπωση από κινητές συσκευές; Αυτές οι ανάγκες καθορίζουν τόσο το κατάλληλο μοντέλο όσο και τον τρόπο σύνδεσης.

Η ενσύρματη σύνδεση Ethernet παραμένει η πιο ασφαλής επιλογή για εκτυπωτές με συχνή χρήση. Προσφέρει σταθερότητα, προβλέψιμη ταχύτητα και λιγότερη εξάρτηση από την ποιότητα του ασύρματου σήματος. Η σύνδεση Wi-Fi είναι πρακτική όταν δεν υπάρχει διαθέσιμη καλωδίωση ή όταν η θέση του εκτυπωτή δεν επιτρέπει εύκολη ανάπτυξη δικτύου. Όμως σε χώρους με πολλούς ασύρματους χρήστες, παρεμβολές ή μεγάλα κτίρια, χρειάζεται σωστή μελέτη του wireless δικτύου.

Εξίσου σημαντική είναι η θέση της συσκευής. Ένας εκτυπωτής που τοποθετείται σε χώρο με δύσκολη πρόσβαση, χωρίς επαρκή εξαερισμό ή μακριά από τους χρήστες του, δημιουργεί καθημερινές μικρές καθυστερήσεις. Πρέπει επίσης να προβλεφθούν παροχή ρεύματος, προστασία από αυξομειώσεις τάσης και εύκολη πρόσβαση για αλλαγή αναλωσίμων ή αντιμετώπιση εμπλοκής χαρτιού.

Σταθερή διεύθυνση IP: η βάση της αξιόπιστης λειτουργίας

Το συχνότερο πρόβλημα σε έναν δικτυακό εκτυπωτή είναι η αλλαγή της διεύθυνσης IP. Αν το router ή ο DHCP server δώσει άλλη διεύθυνση στη συσκευή, οι υπολογιστές που είναι ρυθμισμένοι με την προηγούμενη διεύθυνση δεν θα μπορούν να τη βρουν. Ο χρήστης βλέπει τον εκτυπωτή ως offline, παρότι είναι ανοιχτός και συνδεδεμένος.

Η σωστή πρακτική είναι να οριστεί σταθερή IP ή DHCP reservation. Η δεύτερη επιλογή συνήθως διευκολύνει τη διαχείριση, επειδή ο κεντρικός εξοπλισμός δικτύου διατηρεί τον έλεγχο των διευθύνσεων. Η IP πρέπει να καταγραφεί μαζί με το μοντέλο, τη θέση της συσκευής και τα στοιχεία πρόσβασης στη διαχειριστική της σελίδα.

Δεν αρκεί να επιλεγεί μια τυχαία διεύθυνση. Πρέπει να ελεγχθεί ότι δεν χρησιμοποιείται ήδη από άλλη συσκευή και ότι ανήκει στο σωστό υποδίκτυο. Σε επιχειρήσεις με διαχωρισμένα δίκτυα, για παράδειγμα εταιρικό δίκτυο, Wi-Fi επισκεπτών και δίκτυο τηλεφωνίας ή καμερών, ο εκτυπωτής πρέπει να βρίσκεται στο κατάλληλο VLAN και να επιτρέπεται η επικοινωνία μόνο από τους χρήστες που τον χρειάζονται.

Εκτύπωση με απευθείας IP ή μέσω print server

Σε ένα μικρό γραφείο, οι υπολογιστές μπορούν να συνδέονται απευθείας στον εκτυπωτή μέσω της IP του. Είναι μια απλή λύση με λιγότερα σημεία αστοχίας. Αν όμως υπάρχουν πολλοί χρήστες, διαφορετικά τμήματα ή ανάγκη για κεντρικούς κανόνες, ένας print server προσφέρει καλύτερο έλεγχο.

Μέσω print server μπορούν να αναπτυχθούν οι ουρές εκτύπωσης κεντρικά, να οριστούν προεπιλεγμένες ρυθμίσεις και να περιοριστεί η χρήση συγκεκριμένων λειτουργιών. Η επιλογή εξαρτάται από το μέγεθος της εγκατάστασης. Δεν χρειάζεται κάθε μικρή επιχείρηση σύνθετη υποδομή, αλλά μια αναπτυσσόμενη εταιρεία ωφελείται όταν οι ρυθμίσεις δεν επαναλαμβάνονται ξεχωριστά σε κάθε υπολογιστή.

Drivers και ρυθμίσεις που αποφεύγουν άσκοπες εκτυπώσεις

Ο γενικός driver του λειτουργικού συστήματος μπορεί να επιτρέψει μια βασική εκτύπωση, αλλά συχνά δεν αξιοποιεί όλες τις δυνατότητες της συσκευής. Ο κατάλληλος οδηγός του κατασκευαστή ενεργοποιεί σωστά τη διπλή όψη, τους δίσκους χαρτιού, την έγχρωμη ή ασπρόμαυρη λειτουργία, τη σάρωση και τις επιλογές ασφαλούς αποδέσμευσης εργασιών όπου υποστηρίζονται.

Οι προεπιλογές πρέπει να αντανακλούν τον πραγματικό τρόπο λειτουργίας του χώρου. Για παράδειγμα, σε ένα γραφείο με μεγάλο όγκο εγγράφων, η ασπρόμαυρη εκτύπωση και η διπλή όψη μπορούν να οριστούν ως προεπιλογή. Η έγχρωμη εκτύπωση μπορεί να παραμένει διαθέσιμη μόνο όπου είναι αναγκαία. Έτσι μειώνεται το κόστος χωρίς να εμποδίζεται η εργασία των ομάδων.

Χρειάζεται επίσης έλεγχος στο μέγεθος χαρτιού. Πολλά προβλήματα εμφανίζονται όταν ένας χρήστης στέλνει εργασία σε A4 ενώ ο δίσκος έχει διαφορετική ρύθμιση ή όταν το πρόγραμμα δημιουργεί έγγραφο με περιθώρια που δεν υποστηρίζονται. Μια δοκιμαστική εκτύπωση από διαφορετικούς υπολογιστές επιβεβαιώνει ότι οι ρυθμίσεις λειτουργούν όπως αναμένονται.

Δικαιώματα χρηστών και ασφάλεια εκτύπωσης

Ο εκτυπωτής είναι δικτυακή συσκευή και πρέπει να αντιμετωπίζεται ως τέτοια. Οι προεπιλεγμένοι κωδικοί διαχείρισης πρέπει να αλλάζουν άμεσα. Αν η συσκευή διαθέτει web interface, η πρόσβαση σε αυτό πρέπει να περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένους διαχειριστές και να χρησιμοποιείται ασφαλής σύνδεση όπου υποστηρίζεται.

Σε χώρους που διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα, οικονομικά έγγραφα ή ιατρικές πληροφορίες, η απλή αποστολή εκτυπώσεων σε κοινόχρηστο δίσκο εξόδου δεν είναι πάντα κατάλληλη. Η ασφαλής εκτύπωση με PIN επιτρέπει στον χρήστη να αποδεσμεύει το έγγραφο όταν βρίσκεται μπροστά στη συσκευή. Είναι μια χρήσιμη επιλογή, αλλά απαιτεί πειθαρχία από τους χρήστες και σωστή εκπαίδευση ώστε να μη δημιουργούνται ουρές εργασιών που μένουν εκκρεμείς.

Η πρόσβαση επισκεπτών στο Wi-Fi χρειάζεται ξεχωριστή αντιμετώπιση. Κατά κανόνα, οι επισκέπτες δεν πρέπει να βλέπουν εταιρικούς εκτυπωτές ή άλλες εσωτερικές συσκευές. Ο διαχωρισμός των δικτύων προστατεύει όχι μόνο την εκτύπωση αλλά συνολικά την υποδομή της επιχείρησης.

Έλεγχος μετά την εγκατάσταση

Μετά τη ρύθμιση, ο έλεγχος δεν περιορίζεται σε μία δοκιμαστική σελίδα. Πρέπει να γίνει εκτύπωση από τους βασικούς σταθμούς εργασίας, έλεγχος διπλής όψης, δοκιμή σάρωσης όπου υπάρχει πολυμηχάνημα και επιβεβαίωση ότι η συσκευή παραμένει διαθέσιμη μετά από επανεκκίνηση router ή εκτυπωτή.

Χρήσιμο είναι να ελεγχθούν οι ειδοποιήσεις για χαμηλό toner, εμπλοκή χαρτιού και σφάλματα δικτύου. Αν ο εκτυπωτής υποστηρίζει αποστολή e-mail ειδοποιήσεων, η ρύθμιση ενός υπεύθυνου παραλήπτη μπορεί να προλάβει διακοπές πριν γίνουν πρόβλημα για όλη την ομάδα.

Η τεκμηρίωση είναι μέρος της εγκατάστασης. Ένα σύντομο αρχείο με την IP, το μοντέλο, τον τρόπο σύνδεσης, τον κωδικό διαχειριστή που φυλάσσεται με ασφάλεια και τις βασικές οδηγίες για τους χρήστες μειώνει τον χρόνο αποκατάστασης όταν αλλάξει υπολογιστής, προσωπικό ή δικτυακός εξοπλισμός.

Πότε χρειάζεται τεχνική υποστήριξη

Αν ο εκτυπωτής χάνει συχνά τη σύνδεση, εμφανίζεται σε κάποιους υπολογιστές αλλά όχι σε άλλους, δεν σαρώνει προς e-mail ή δημιουργεί καθυστερήσεις σε όλο το δίκτυο, το θέμα πιθανότατα δεν είναι μόνο ο driver. Μπορεί να αφορά την καλωδίωση, το switch, τις ρυθμίσεις DHCP, το Wi-Fi, τα δικαιώματα firewall ή την ίδια τη συσκευή.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η αποσπασματική προσπάθεια επανεγκατάστασης συνήθως προσφέρει προσωρινή λύση. Η Komodata Services μπορεί να αξιολογήσει τον εκτυπωτή ως μέρος της συνολικής δικτυακής και τηλεπικοινωνιακής υποδομής, ιδιαίτερα σε επιχειρήσεις της Κομοτηνής, της Ξάνθης και της Αλεξανδρούπολης που θέλουν έναν υπεύθυνο συνεργάτη για δίκτυο, υπολογιστές και καθημερινή τεχνική υποστήριξη.

Ένας δικτυακός εκτυπωτής πρέπει να λειτουργεί αθόρυβα στο παρασκήνιο, όχι να γίνεται το θέμα της ημέρας. Με σωστή αρχική ρύθμιση και περιοδικό έλεγχο, παραμένει διαθέσιμος όταν τον χρειάζεται πραγματικά η επιχείρηση.