Όταν αλλάζει η έδρα, ανακαινίζεται ένας χώρος ή επεκτείνεται ένα κατάστημα, η μεταφορά δικτύου γραφείου δεν είναι απλώς η μετακίνηση υπολογιστών και ενός router. Είναι η διαδικασία που καθορίζει αν την πρώτη ημέρα λειτουργίας θα υπάρχουν internet, τηλεφωνία, πρόσβαση στα αρχεία, εκτυπώσεις, Wi-Fi και επικοινωνία με πελάτες. Ένα λάθος στον σχεδιασμό μπορεί να αφήσει τμήματα της επιχείρησης εκτός λειτουργίας για ώρες ή και ημέρες.

Για γραφεία, επαγγελματικά ιατρεία, ξενοδοχεία, καταστήματα και οργανισμούς, ο στόχος δεν είναι μόνο να «ανάψουν» οι συσκευές στη νέα διεύθυνση. Χρειάζεται ένα δίκτυο οργανωμένο, ασφαλές και επαρκές για τον τρόπο που πραγματικά εργάζεται η ομάδα. Αυτό σημαίνει σωστές θέσεις πριζών, κατάλληλη καλωδίωση, προβλεπόμενη χωρητικότητα, σταθερή ασύρματη κάλυψη και έλεγχο όλων των κρίσιμων υπηρεσιών πριν ξεκινήσει η κανονική εργασία.

Η μεταφορά δικτύου γραφείου ξεκινά πριν από τη μετακόμιση

Η σωστή προετοιμασία αρχίζει με καταγραφή του υπάρχοντος εξοπλισμού και των υπηρεσιών που χρησιμοποιεί η επιχείρηση. Δεν αρκεί να γνωρίζουμε πόσοι υπολογιστές υπάρχουν. Πρέπει να καταγραφούν οι σταθερές και ασύρματες συσκευές, οι εκτυπωτές, τα συστήματα τηλεφωνίας ή PBX, οι κάμερες, οι ταμειακές εφαρμογές, οι server ή NAS, οι συσκευές ελέγχου πρόσβασης και κάθε σύνδεση που απαιτεί internet.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται οι υπηρεσίες που είναι δεμένες με συγκεκριμένη IP, με VPN ή με συγκεκριμένο τηλεφωνικό αριθμό. Μια εφαρμογή απομακρυσμένης πρόσβασης, ένα σύστημα παραγγελιοληψίας ή ένα τηλεφωνικό κέντρο μπορεί να λειτουργεί σωστά στο παλιό γραφείο αλλά να χρειάζεται νέες ρυθμίσεις στη νέα εγκατάσταση. Η έγκαιρη καταγραφή αποφεύγει δυσάρεστες εκπλήξεις όταν η επιχείρηση πρέπει ήδη να εξυπηρετεί πελάτες.

Παράλληλα, εξετάζεται το νέο κτίριο. Η θέση του rack, η πρόσβαση ηλεκτρικού ρεύματος, η διαδρομή των καλωδίων, η ποιότητα της υπάρχουσας καλωδίωσης και οι χώροι όπου θα χρειαστεί Wi-Fi είναι στοιχεία που πρέπει να ελεγχθούν επιτόπου. Σε έναν μικρό χώρο μπορεί να αρκεί ένα σωστά τοποθετημένο access point. Σε γραφεία με χωρίσματα, αποθήκες, πολλούς ορόφους ή χώρους φιλοξενίας, απαιτείται μελέτη κάλυψης και περισσότερα σημεία πρόσβασης.

Σύνδεση internet: ο χρόνος ενεργοποίησης μετράει

Η νέα σύνδεση internet πρέπει να δρομολογείται αρκετά νωρίς. Η διαθεσιμότητα οπτικής ίνας, η ενεργοποίηση νέας γραμμής, η μεταφορά αριθμών τηλεφωνίας και οι εργασίες του παρόχου δεν ολοκληρώνονται πάντα στον χρόνο που προβλέπει ένα πρόγραμμα μετακόμισης. Για αυτό η σύνδεση δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως εργασία της τελευταίας στιγμής.

Όπου υπάρχει δυνατότητα, η οπτική ίνα αποτελεί συνήθως την κατάλληλη βάση για επιχειρησιακή χρήση, ιδιαίτερα όταν υπάρχουν cloud εφαρμογές, τηλεδιασκέψεις, απομακρυσμένη εργασία ή μεγάλος όγκος αρχείων. Ωστόσο, η επιλογή εξαρτάται από τη διαθεσιμότητα της περιοχής και από τις πραγματικές ανάγκες. Σε απομακρυσμένα σημεία ή σε περιπτώσεις όπου η επίγεια υποδομή δεν επαρκεί, το δορυφορικό internet μπορεί να αποτελέσει πρακτική λύση ή εφεδρεία.

Για επιχειρήσεις που δεν μπορούν να μείνουν χωρίς σύνδεση, αξίζει να εξεταστεί μια δεύτερη γραμμή internet ή ασύρματη εφεδρική σύνδεση. Δεν είναι απαραίτητη για κάθε μικρό γραφείο, αλλά είναι κρίσιμη για λειτουργίες που βασίζονται συνεχώς σε online πληρωμές, τηλεφωνία μέσω internet, cloud εφαρμογές ή εξυπηρέτηση πελατών. Το επιπλέον κόστος πρέπει να συγκριθεί με το κόστος μιας ολόκληρης ημέρας χωρίς επικοινωνία και πρόσβαση στα συστήματα.

Καλωδίωση και rack: η υποδομή που δεν πρέπει να φαίνεται πρόχειρη

Η δομημένη καλωδίωση είναι το σημείο όπου γίνονται συχνά οικονομίες που αργότερα κοστίζουν περισσότερο. Καλώδια που περνούν εκτεθειμένα, πρίζες χωρίς σήμανση, πρόχειρες ενώσεις και switch τοποθετημένα σε άσχετους χώρους δυσκολεύουν τη συντήρηση και αυξάνουν τον κίνδυνο βλαβών. Ένα οργανωμένο rack προστατεύει τον ενεργό εξοπλισμό και επιτρέπει γρήγορο έλεγχο όταν παρουσιαστεί πρόβλημα.

Κάθε θέση εργασίας καλό είναι να διαθέτει τις απαραίτητες δικτυακές παροχές χωρίς να βασίζεται αποκλειστικά σε Wi-Fi. Η ενσύρματη σύνδεση παραμένει προτιμότερη για σταθερούς υπολογιστές, τηλεφωνικές συσκευές IP, εκτυπωτές δικτύου, κάμερες και συσκευές που μεταφέρουν σημαντικό όγκο δεδομένων. Το Wi-Fi εξυπηρετεί άριστα φορητές συσκευές, επισκέπτες και σημεία όπου δεν είναι πρακτική η καλωδίωση, αλλά δεν αντικαθιστά πάντα την ενσύρματη υποδομή.

Η επιλογή κατηγορίας καλωδίωσης πρέπει να λαμβάνει υπόψη και το μέλλον. Για μια περιορισμένη εγκατάσταση, η άμεση ανάγκη ίσως είναι μόνο βασική δικτυακή πρόσβαση. Αν όμως προβλέπονται περισσότερες θέσεις, κάμερες, Wi-Fi access points ή υψηλότερες ταχύτητες, η σωστή υποδομή από την αρχή περιορίζει μελλοντικές εργασίες σε τοίχους, ψευδοροφές και επαγγελματικούς χώρους.

Δίκτυο, Wi-Fi και ασφάλεια μετά την εγκατάσταση

Μετά τη φυσική εγκατάσταση, ακολουθεί η ρύθμιση. Το router ή firewall, τα switches και τα access points δεν πρέπει να παραδίδονται με τυχαίες ή εργοστασιακές ρυθμίσεις. Αλλάζουν οι κωδικοί διαχείρισης, ενημερώνεται το firmware όπου χρειάζεται και εφαρμόζονται βασικοί κανόνες ασφαλείας.

Σε πολλές επιχειρήσεις είναι χρήσιμο να διαχωρίζονται οι συσκευές σε διαφορετικά δίκτυα. Για παράδειγμα, οι υπολογιστές του προσωπικού, οι κάμερες, τα συστήματα POS και το Wi-Fi επισκεπτών δεν χρειάζεται να επικοινωνούν όλα μεταξύ τους. Ο διαχωρισμός μειώνει την έκθεση σε προβλήματα και βοηθά να διατηρηθεί η λειτουργία του βασικού εταιρικού δικτύου όταν οι επισκέπτες χρησιμοποιούν ασύρματη πρόσβαση.

Η ασύρματη κάλυψη χρειάζεται πραγματικό έλεγχο και όχι μόνο επιβεβαίωση ότι εμφανίζεται το όνομα του δικτύου στο κινητό. Γίνονται δοκιμές στις θέσεις εργασίας, στους χώρους υποδοχής, σε αίθουσες συσκέψεων και σε κάθε σημείο όπου χρησιμοποιούνται φορητές συσκευές. Οι τοίχοι, τα μεταλλικά ράφια, οι συσκευές και η γειτονική ασύρματη δραστηριότητα επηρεάζουν το σήμα. Μερικές φορές η σωστή τοποθέτηση ενός access point προσφέρει μεγαλύτερη βελτίωση από την αγορά ισχυρότερου εξοπλισμού.

Τηλεφωνία, PBX και κρίσιμες υπηρεσίες

Η μεταφορά τηλεφωνικού κέντρου απαιτεί ξεχωριστό συντονισμό. Πρέπει να επιβεβαιωθούν οι εσωτερικοί αριθμοί, οι εξωτερικές γραμμές, οι προωθήσεις κλήσεων, τα μηνύματα αναμονής και οι συσκευές που συνδέονται με το PBX. Αν η επιχείρηση χρησιμοποιεί τηλεφωνία μέσω internet, η ποιότητα της σύνδεσης και οι ρυθμίσεις προτεραιότητας στην κίνηση δεδομένων επηρεάζουν άμεσα την ποιότητα των κλήσεων.

Το ίδιο ισχύει για εκτυπωτές, εφαρμογές αρχείων, απομακρυσμένη πρόσβαση και συστήματα ασφαλείας. Κάθε υπηρεσία δοκιμάζεται από τη θέση του τελικού χρήστη, όχι μόνο από το rack. Ένας εκτυπωτής μπορεί να φαίνεται online, αλλά να μην είναι διαθέσιμος στον λογιστή. Ένα VPN μπορεί να συνδέεται, αλλά να μην επιτρέπει πρόσβαση στον απαραίτητο φάκελο. Οι δοκιμές πρέπει να βασίζονται σε πραγματικά σενάρια καθημερινής εργασίας.

Έλεγχος πριν την παράδοση του νέου χώρου

Πριν θεωρηθεί ολοκληρωμένη η εγκατάσταση, χρειάζεται ένας πρακτικός έλεγχος λειτουργίας. Η διαδικασία περιλαμβάνει τουλάχιστον τα εξής:

• επιβεβαίωση internet σε ενσύρματες και ασύρματες θέσεις εργασίας,
• έλεγχο τηλεφωνικών κλήσεων, εσωτερικών και εξωτερικών,
• δοκιμή εκτυπωτών, κοινόχρηστων φακέλων και βασικών εφαρμογών,
• επιβεβαίωση πρόσβασης σε κάμερες, POS, VPN ή cloud υπηρεσίες,
• έλεγχο UPS και προστασίας ρεύματος για router, switches, PBX και server,
• καταγραφή εξοπλισμού, κωδικών διαχείρισης και τελικής τοπολογίας δικτύου.

Η τεκμηρίωση συχνά παραλείπεται, αλλά γίνεται πολύτιμη στην επόμενη αλλαγή ή βλάβη. Όταν γνωρίζουμε ποια πρίζα αντιστοιχεί σε ποια θύρα, ποιο access point εξυπηρετεί έναν χώρο και ποια συσκευή βρίσκεται σε κάθε θέση, η τεχνική υποστήριξη γίνεται ταχύτερη και με λιγότερη αναστάτωση.

Ένα έργο υποδομής που χρειάζεται τοπική υποστήριξη

Η μετακόμιση είναι η κατάλληλη στιγμή για να διορθωθούν παλιές αδυναμίες: ανεπαρκές Wi-Fi, μπερδεμένη καλωδίωση, παλιό τηλεφωνικό κέντρο ή εξοπλισμός χωρίς εφεδρεία. Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση να επενδύσει στο πιο σύνθετο σύστημα. Χρειάζεται να επενδύσει σε αυτό που καλύπτει με αξιοπιστία τις εργασίες της και επιτρέπει λογική επέκταση.

Στην Κομοτηνή, την Ξάνθη και την Αλεξανδρούπολη, η Komodata Services μπορεί να αναλάβει τη μελέτη, εγκατάσταση, ρύθμιση και υποστήριξη δικτυακής υποδομής, τηλεφωνίας, ασύρματων δικτύων και σύνδεσης internet. Ο σωστός τεχνικός συντονισμός πριν από την ημέρα της μετακόμισης δίνει στο προσωπικό ένα νέο γραφείο που λειτουργεί από την πρώτη κιόλας ώρα.