Ένας εργαζόμενος που συνδέεται από το σπίτι για να δει αρχεία, μια υπεύθυνη καταστήματος που ελέγχει το ταμείο ή ένας τεχνικός που χρειάζεται πρόσβαση σε εφαρμογή γραφείου εκτός ωραρίου έχουν το ίδιο βασικό ζητούμενο: να εργαστούν χωρίς να εκθέσουν την επιχείρηση. Αυτός ο οδηγός ασφαλούς πρόσβασης εξ αποστάσεως εξηγεί τι χρειάζεται στην πράξη, από τη σύνδεση και τους λογαριασμούς χρηστών έως τις συσκευές και τη σωστή υποστήριξη.

Η απομακρυσμένη πρόσβαση δεν είναι ένα μεμονωμένο πρόγραμμα που εγκαθίσταται και ξεχνιέται. Είναι συνδυασμός δικτύου, κανόνων, συσκευών και ελέγχων. Όταν ένα από αυτά λείπει, η καθημερινή ευκολία μπορεί να μετατραπεί σε διακοπή λειτουργίας, απώλεια δεδομένων ή μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Τι σημαίνει ασφαλής πρόσβαση εξ αποστάσεως

Ασφαλής πρόσβαση σημαίνει ότι ο σωστός άνθρωπος, με τη σωστή συσκευή και την κατάλληλη επιβεβαίωση ταυτότητας, μπορεί να φτάσει μόνο στους πόρους που χρειάζεται. Οι πόροι αυτοί μπορεί να είναι αρχεία σε server ή NAS, λογισμικό εμπορικής διαχείρισης, τηλεφωνικό κέντρο PBX, εταιρικό email, κάμερες ή ένας υπολογιστής γραφείου.

Η λύση πρέπει να προσαρμόζεται στη λειτουργία της επιχείρησης. Ένα λογιστικό γραφείο που διαχειρίζεται προσωπικά δεδομένα χρειάζεται αυστηρότερη πρόσβαση από ένα μικρό συνεργείο που θέλει απλώς να βλέπει το ημερήσιο πρόγραμμα. Αντίστοιχα, ένα ξενοδοχείο μπορεί να χρειάζεται ασφαλή πρόσβαση σε κρατήσεις και τηλεφωνία από διαφορετικές βάρδιες, χωρίς να δίνει γενική πρόσβαση στο εσωτερικό του δίκτυο.

Ο στόχος δεν είναι να ανοίξουν όλες οι υπηρεσίες προς το internet. Είναι να δημιουργηθεί μια ελεγχόμενη διαδρομή προς τις συγκεκριμένες υπηρεσίες που απαιτούνται.

Η σωστή βάση: σύνδεση και εταιρικό δίκτυο

Η ποιότητα της σύνδεσης επηρεάζει άμεσα την εμπειρία της απομακρυσμένης εργασίας. Σε εφαρμογές απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας, τηλεδιασκέψεις, τηλεφωνία IP και μεταφορά αρχείων, η σταθερότητα και η ταχύτητα αποστολής δεδομένων έχουν συχνά μεγαλύτερη αξία από την ονομαστική ταχύτητα λήψης.

Μια σύνδεση οπτικής ίνας προσφέρει συνήθως καλύτερες προϋποθέσεις για γραφεία με πολλούς ταυτόχρονους χρήστες. Σε σημεία όπου η ενσύρματη υποδομή δεν επαρκεί, μια σωστά σχεδιασμένη ασύρματη ζεύξη ή δορυφορικό internet μπορεί να καλύψει λειτουργικές ανάγκες. Σε κάθε περίπτωση, η σύνδεση από μόνη της δεν εξασφαλίζει προστασία. Ο router, το firewall και το Wi-Fi χρειάζονται σωστή ρύθμιση.

Το εταιρικό ασύρματο δίκτυο πρέπει να είναι ξεχωριστό από το Wi-Fi επισκεπτών. Οι επισκέπτες, οι προσωπικές συσκευές και οι συσκευές IoT δεν πρέπει να έχουν την ίδια πρόσβαση με τους σταθμούς εργασίας, τους εκτυπωτές και τους servers. Ο διαχωρισμός αυτός περιορίζει τη διάδοση ενός προβλήματος αν μια συσκευή μολυνθεί ή συνδεθεί χωρίς έγκριση.

VPN, απομακρυσμένη επιφάνεια εργασίας ή cloud;

Δεν υπάρχει μία λύση που ταιριάζει σε όλες τις επιχειρήσεις. Η επιλογή εξαρτάται από το λογισμικό που χρησιμοποιείτε, τον αριθμό χρηστών, τα δεδομένα που διαχειρίζεστε και το επίπεδο υποστήριξης που χρειάζεστε.

Ένα VPN δημιουργεί κρυπτογραφημένη σύνδεση μεταξύ του χρήστη και του εταιρικού δικτύου. Είναι χρήσιμο όταν ο εργαζόμενος πρέπει να χρησιμοποιεί εσωτερικές εφαρμογές ή αρχεία σαν να βρίσκεται στο γραφείο. Όμως δεν πρέπει να δίνει αυτόματα πρόσβαση σε όλο το δίκτυο. Η πρόσβαση πρέπει να περιορίζεται ανά χρήστη και, όπου είναι εφικτό, ανά υπηρεσία.

Η απομακρυσμένη επιφάνεια εργασίας επιτρέπει στον χρήστη να εργάζεται σε έναν υπολογιστή που βρίσκεται στο γραφείο. Αυτό μπορεί να είναι πρακτικό όταν η εφαρμογή είναι εγκατεστημένη τοπικά ή όταν θέλετε τα δεδομένα να παραμένουν στην εταιρική συσκευή. Απαιτεί όμως προσεκτική ρύθμιση, ενημερώσεις και προστασία μέσω VPN ή άλλης ασφαλούς πύλης. Η απευθείας έκθεση τέτοιων υπηρεσιών στο internet αυξάνει σημαντικά τον κίνδυνο.

Οι cloud εφαρμογές είναι συχνά απλούστερες για συνεργασία σε email, αρχεία και κοινόχρηστα έγγραφα. Δεν καταργούν όμως την ανάγκη για έλεγχο χρηστών. Αν ένας λογαριασμός παραβιαστεί, ο εισβολέας μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση από οπουδήποτε. Η ασφάλεια μετακινείται από τον server στη διαχείριση ταυτοτήτων, δικαιωμάτων και συσκευών.

Ταυτότητα χρήστη: ο λογαριασμός δεν είναι κοινόχρηστο εργαλείο

Κάθε εργαζόμενος πρέπει να έχει προσωπικό λογαριασμό. Οι κοινοί κωδικοί για «το γραφείο», «τις κρατήσεις» ή «το ταμείο» μπορεί να φαίνονται γρήγορη λύση, αλλά δυσκολεύουν τον έλεγχο και την ανάκληση πρόσβασης όταν αλλάζει προσωπικό. Επίσης, κανείς δεν μπορεί να γνωρίζει με βεβαιότητα ποιος έκανε μια ενέργεια.

Οι ισχυροί κωδικοί πρόσβασης παραμένουν απαραίτητοι, αλλά δεν αρκούν. Η πολυπαραγοντική ταυτοποίηση προσθέτει ένα δεύτερο βήμα, όπως κωδικό από εφαρμογή επιβεβαίωσης ή ειδοποίηση στη συσκευή του χρήστη. Έτσι, ένας κλεμμένος κωδικός δεν αρκεί από μόνος του για πρόσβαση.

Τα δικαιώματα πρέπει να ακολουθούν τον ρόλο του κάθε χρήστη. Ένας υπάλληλος πωλήσεων δεν χρειάζεται δικαιώματα διαχειριστή στον server, όπως και ένας εξωτερικός συνεργάτης δεν χρειάζεται πλήρη πρόσβαση σε εταιρικούς φακέλους. Η αρχή είναι απλή: δίνουμε το ελάχιστο επίπεδο πρόσβασης που απαιτεί η εργασία.

Συσκευές που δεν δημιουργούν νέα προβλήματα

Η ασφαλής πρόσβαση μπορεί να χαθεί από μια συσκευή που έχει μείνει χωρίς ενημερώσεις ή χρησιμοποιείται από πολλά άτομα. Ιδανικά, η εργασία γίνεται από εταιρικό laptop ή σταθμό εργασίας που ελέγχεται από την επιχείρηση. Εκεί μπορούν να εφαρμοστούν ενημερώσεις λειτουργικού συστήματος, προστασία από κακόβουλο λογισμικό, κρυπτογράφηση δίσκου και πολιτικές κλειδώματος οθόνης.

Η χρήση προσωπικής συσκευής δεν είναι πάντοτε απαγορευτική, ειδικά σε μικρές επιχειρήσεις. Χρειάζεται όμως σαφής συμφωνία: ενημερωμένο λειτουργικό, κωδικός ή βιομετρικό κλείδωμα, απαγόρευση αποθήκευσης εταιρικών αρχείων σε προσωπικούς φακέλους και άμεση ενημέρωση σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής. Για ευαίσθητα δεδομένα, η εταιρική συσκευή είναι η ασφαλέστερη επιλογή.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στα δημόσια Wi-Fi. Ένα δίκτυο σε καφέ, ξενοδοχείο ή αεροδρόμιο δεν είναι κατάλληλο για πρόσβαση σε εταιρικά συστήματα χωρίς VPN και πολυπαραγοντική ταυτοποίηση. Ακόμη και τότε, ο χρήστης πρέπει να ελέγχει ότι συνδέεται στο σωστό δίκτυο και όχι σε ένα παραπλανητικό όνομα Wi-Fi.

Ο πρακτικός έλεγχος πριν δοθεί πρόσβαση

Πριν ενεργοποιηθεί απομακρυσμένη πρόσβαση για έναν νέο χρήστη ή μια νέα υπηρεσία, αξίζει να επιβεβαιώνονται τα παρακάτω:

• Υπάρχει προσωπικός λογαριασμός και όχι κοινόχρηστος κωδικός.
• Η πολυπαραγοντική ταυτοποίηση είναι ενεργή και δοκιμασμένη.
• Ο χρήστης βλέπει μόνο τα αρχεία, τις εφαρμογές ή τα συστήματα που χρειάζεται.
• Η συσκευή διαθέτει ενημερωμένο λειτουργικό, ενεργή προστασία και κλείδωμα οθόνης.
• Υπάρχει διαδικασία για άμεση απενεργοποίηση πρόσβασης όταν αλλάζει ρόλος, λήγει συνεργασία ή χαθεί συσκευή.

Αυτά τα σημεία δεν είναι γραφειοκρατία. Είναι ο τρόπος να αποφευχθεί το συνηθισμένο πρόβλημα όπου παλιοί λογαριασμοί, ξεχασμένες εφαρμογές ή κωδικοί που μοιράζονται ανεξέλεγκτα παραμένουν ενεργοί για μήνες.

Παρακολούθηση, αντίγραφα ασφαλείας και υποστήριξη

Η ασφάλεια δεν τελειώνει την ημέρα της εγκατάστασης. Οι ενημερώσεις σε firewall, router, υπολογιστές και εφαρμογές πρέπει να γίνονται με πρόγραμμα. Τα αρχεία καταγραφής σύνδεσης βοηθούν να εντοπιστούν ασυνήθιστες προσπάθειες πρόσβασης, ιδιαίτερα εκτός ωραρίου ή από άγνωστες τοποθεσίες.

Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι εξίσου κρίσιμα. Μια ασφαλής απομακρυσμένη σύνδεση μειώνει τον κίνδυνο, δεν αποκλείει όμως διαγραφή αρχείων, βλάβη δίσκου ή ransomware. Τα backup πρέπει να ελέγχονται στην πράξη με δοκιμή επαναφοράς. Ένα αντίγραφο που δεν μπορεί να αποκατασταθεί όταν χρειαστεί δεν προσφέρει πραγματική προστασία.

Για επιχειρήσεις με περιορισμένο εσωτερικό προσωπικό IT, η τεχνική υποστήριξη από έναν συνεργάτη που γνωρίζει το δίκτυο, την τηλεφωνία και τους σταθμούς εργασίας μειώνει τον χρόνο αποκατάστασης. Η Komodata Services μπορεί να αξιολογήσει τις ανάγκες πρόσβασης, να ρυθμίσει δίκτυα και να υποστηρίξει την καθημερινή λειτουργία σε Κομοτηνή, Ξάνθη και Αλεξανδρούπολη.

Η καλύτερη απομακρυσμένη πρόσβαση είναι εκείνη που οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν εύκολα, ενώ η επιχείρηση ξέρει πάντα ποιος συνδέεται, σε τι έχει πρόσβαση και πώς μπορεί να διακόψει άμεσα μια σύνδεση όταν χρειαστεί.